La frase original trae a la mente de muchas personas un sentimiento de nostalgia, de añoranza y de pensar en que las cosas se hacían mejor en tiempos pasados. Seguramente esta aseveración está basada en la presunción de control estricto, de severidad y de rigidez que se tiene especialmente de las personas mayores, de su rectitud y de la supuesta pérdida de control y del desorden actual.

Ahora bien, si se hiciese una encuesta a nivel corporativo preguntando simplemente con cuál de las dos frases su organización se siente identificada, seguramente la ganadora sería la frase que titula el presente artículo. Las cifras del acceso a la tecnología, que miden lo que para muchas empresas es modernidad o términos similares, muestran que claramente la industria colombiana podría considerarse “moderna”.

Tecnología VS Innovación

Los datos mostrados en las gráficas anteriores harían pensar que las empresas en el país cuentan con un alto grado de tecnología en sus formas básicas y eso es cierto, sin embargo, este componente por sí solo no garantiza que se logren objetivos de optimización, de mejores resultados o de eficacia o de eficiencia operacionales y financiera.

Es ahí en donde se debe involucrar el concepto de innovación al interior de las organizaciones, entendiéndose por innovación un cambio que supone una verdadera novedad basada en el conocimiento.

Como se puede observar, a pesar de que nuestras empresas se encuentran en un nivel tecnológico aceptable, por no decir bueno, los porcentajes de innovación son muy bajos, es decir, no existe una relación directa entre la tecnología y la innovación o dicho de otra forma, el crecimiento en tecnología no supone una innovación per sé.

La anterior comparación es muy a apropiada cuando hablar de la gestión de activos fijos se trata. Puede hacerse un símil entre la tecnología y la gestión tradicional de activos fijos y entre la innovación y la gestión moderna de los mismos.

La primera representa la escuela tradicional, en donde los activos son controlados y en el mejor de los casos gestionados a través de procedimientos y herramientas que se renuevan cada cierto tiempo, cambiando metodologías, software o capacitando personal sin lograr un cambio de fondo y peor aún sin darles le relevancia que se merecen. Una de las características de este tipo de control, es la falta de
comunicación entre las áreas de las organizaciones involucradas en el ciclo de vida de los activos fijos con las evidentes consecuencias a que esto conlleva.

La segunda, (gestión moderna de activos fijos), está vinculada más que a un cambio de herramientas, a un cambio de mentalidad y es allí en donde se encuentra la verdadera diferencia, es por este motivo por el que se puede hacer la comparación con el concepto de innovación. A diferencia del primer modelo, involucra de una forma activa y participativa a todas las áreas de la organización y eleva a los activos fijos a una categoría relevante dentro de las organizaciones, dejando de ser solo una línea en los balances de las compañías.

Ahora que se conoce la diferencia entre estas dos formas de gestión es importante conocer cuáles son los detalles que marcan la diferencia y en dónde las empresas pueden trabajar para llegar a una gestión integral de activos.

Aunque cada uno de los ítems claves para llegar a este nivel puede ser objeto de un tratado independiente, podemos decir que los aspectos más importantes a tener en cuenta son:

• Vincular a todas las áreas de la organización en la gestión directa de los activos fijos (Ciclo de vida de los activos fijos).
• Enmarcar el ciclo de vida de los activos fijos dentro de la estructura PHVA con el fin de realizar de forma constante actividades de
  verificación que permita tomar acciones sobre los mismos, logrando oportunidades de mejora continua (ISO 55001).
• Dimensionar de forma correcta los impactos financieros y operacionales que tiene los activos fijos para la organización (Análisis de
  deterioro y disposición).

El ciclo de vida de los activos fijos

Uno de los problemas más comunes, vinculado a los activos fijos al interior de las organizaciones, es que cada una de las áreas que de alguna manera tiene relación con los mismos, trabajan de forma independiente. Entendido de esta manera, es imposible hablar de un ciclo de vida del activo fijo, pues las actividades concernientes al mismo no se dan de forma integrada o continua, son solo actividades independientes de cada grupo de trabajo al interior de una organización.

Como es de esperarse, esta forma de operar, tiene una serie de desventajas que van en contra de la productividad, de la eficiencia y del buen ejercicio financiero de las empresas:

• Se generan sobrecostos asociados a la falta de comunicación. Se pueden hacer más de una vez actividades por diferentes grupos, duplicar
  esfuerzo o no actuar a tiempo ante eventualidades asociadas a los activos fijos.
• No se asocian de forma adecuada los costos generados por los activos fijos en cada etapa del ciclo de vida pues cada grupo tendrá su propia interpretación y su propia forma de interpretar los mismos según su conveniencia. Se piensa en el beneficio de cada área y no de la empresa.
• Aumenta la probabilidad de tener activos fijos “fantasmas”, es decir, activos cuyo estado físico, de operación, de obsolescencia o contable, no es claro para una o varias áreas de la organización. Se propicia incluso la pérdida o el abandono.

Por estas razones es importante en las organizaciones generar un ciclo de vida de los activos fijos en donde todas las áreas trabajen de
forma coordinada y no se presenten “islas” que actúen de forma independiente.

Dentro de este ciclo de vida se pueden identificar etapas claramente definidas que a su vez vinculan a las áreas específicas encargadas de su ejecución.

Un ciclo de vida correctamente diseñado contará con procedimientos necesarios que garanticen la integración de las áreas involucradas, la toma de decisiones conjuntas y la minimización de los costos y las pérdidas asociadas.

Los activos fijos y el ciclo PHVA

Las actividades involucradas en el ciclo de vida de los activos pueden clasificarse como tareas de planificación o de ejecución. Estas se enmarcan dentro de las etapas P y H del ciclo PHVA. Ahora bien, aunque a decir verdad, no es obligatoria la implementación completa del ciclo PHVA al interior de las organizaciones, el no hacerlo, puede tener implicaciones importantes:

• Se habrán utilizado recursos humanos y financieros importantes sin garantizar que los buenos resultados del ejercicio de análisis de
  ciclo de vida del activo perduren en el tiempo.
• No se contará con herramientas que permita hacer ningún tipo de retroalimentación o mejora al ciclo.
• A mediano plazo no se lograrán los objetivos de innovación organizacional en este aspecto que es lo que se espera. Se seguirá en los
  “tiempos pasados”.
  

Es por esto que implementar las actividades relacionadas con el “Verificar” y el “Hacer” toma importancia, pues son estas las que nos permiten dar el tan esperado paso a la gestión moderna de activos fijos.

Como es de esperarse, el ciclo PHVA está directamente relacionado con el lenguaje utilizado en escenarios de calidad y específicamente en la metodología y estructura utilizados por la ISO.

Existe por lo tanto una normatividad ISO, asociada directamente al objetivo trazado, una norma ISO que nos permite tener un sistema completo de gestión de activos fijos y que nos dicta las directrices para ajustar y modernizar nuestros procesos. Esta es la norma ISO 55001 que aunque por supuesto no es de obligatoria implementación (como ninguna norma ISO), si presenta ventajas muy interesantes a cualquier organización que puestas en una balanza costo-beneficio deben ser seriamente contempladas (ISO, 2019):

• Mejoras en el desempeño: eficacia y eficiencia a corto plazo y sostenibilidad en el tiempo.
• Mejoras en el costo: mejora el retorno de la inversión, mejora el valor de los activos y minimiza costos.
• Gestión de riesgos: permite predecir riesgos anticipando decisiones mediante el análisis de información documentada.
• Crecimiento y mejora del negocio: se logran hacer planes a largo plazo para el cumplimiento de objetivos organizacionales.
• Toma de decisiones confiables.
• Mejora de confianza hacia las partes interesadas y mejora reputacional.

Impactos financieros

Basados en la experiencia se puede afirmar que la mala gestión de activos fijos en una organización, tendrá como consecuencia serios impactos financieros, que en muchos casos pueden poner en riesgo, incluso la viabilidad financiera de la misma de acuerdo a la normatividad vigente.

Los impactos financieros que una empresa puede plasmar en sus estados de resultados y que pueden estar relacionados directamente a los activos fijos pueden clasificarse en dos grandes grupos:

• Impactos generados por el deterioro.
• Impactos generados por la disposición de los activos fijos.
  

Son los primeros los más conocidos e incluso se cuenta con una metodología plenamente establecida para su determinación mediante la aplicación adecuada de la NIIF 36 (Deterioro del valor de los activos).

Esta norma dicta las directrices para establecer los llamados indicios de deterioro de los activos fijos y plantea la determinación de los valores razonables y de uso comparativos al valor neto en libros para determinar así el posible deterioro.

Los segundos están asociados a la disposición final de los activos fijos al final de su ciclo de vida, la cual puede ser de diferentes tipos: baja por obsolescencia, baja por deterioro, venta, chatarrización, pérdida, robo o la combinación de algunas de estas.

Desafortunadamente, esta clase de impactos son muchas veces determinados de manera sorpresiva al realizar ejercicios de inventarios, muestreos aleatorios o auditorías internas o externas y esto tiene como consecuencia que los impactos sean inesperados y generalmente considerables para las finanzas de las empresas.

Ambos tipos de impactos pueden minimizarse y casi predecirse si se establece un ciclo de activos fijos apropiado y además se cuenta con los controles establecidos mediante el ciclo PHVA implementados a través la norma ISO 55001, herramientas con las cuales se cuenta en la actualidad y que nos permiten tener un factor diferenciador frente a los procedimientos utilizados en tiempos pasados.

Las empresas no pueden seguir siendo ineficientes en el control y administración de sus activos fijos, no pueden generar pérdidas asociadas a estas inadvertencias y no pueden dejar de usar las herramientas que tiene a su alcance para lograr ventajas operativas y financieras.

“Ya no se trata de una opción, es una obligación, si se quiere ser competitivo y perdurar en las actuales condiciones de globalización”.

Germán Chacón Amézquita
Gerente de Proyectos - ONASI Ltda
german.chacon@onasi.com

Referencias

Dane. (2018). Indicadores básicos de TIC en empresas. Obtenido de: https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/tecnologia-e-innovacion/tecnologias-de-la-informacion-y-las-comunicaciones-tic/indicadores-basicos-de-tic-en-empresas

Ellmann, H. (2017). Gestión de activos y ciclo de vida. Obtenido de:
http://www.visionindustrial.com.mx/industria/noticias/gestion-de-activos-y-ciclo-de-vida

Committee ISO.org. (2019). Beneficios clave de adoptar la norma ISO 55001. Obtenido de: https://committee.iso.org/sites/tc251/social-links/resources/espanol.html#:~:text=Beneficios%20clave%20de%20adoptar%20la,social%20de%20las%20partes%20interesadas